Implementación del SIAC

Para que el SIAC se lleve a cabo es necesario desarrollar las siguientes acciones:

• Establecer procesos formales para la derivación de las solicitudes:

Definiendo las etapas que debe seguir una solicitud ciudadana desde que es recibida en un espacio de atención, hasta que es respondida.

• Confeccionar un sistema de registro y seguimiento:

Esta acción, no sólo permite obtener los datos que la institución requiere para la tramitación correspondiente y generar puntos de control de la misma; también contiene la información necesaria para conocer el perfil del usuario o usuaria, favoreciendo la focalización de los servicios que dicha institución presta.

• Establecer una metodología de atención:

Esta medida requiere que la institución determine la forma en que serán atendidas las personas en los diversos espacios. Por ejemplo, el saludo, la obtención de los datos, el registro de la solicitud en sí y la forma en que se responde (si la respuesta es inmediata o se deja establecido el tiempo que demorará) y la despedida, diferenciando la forma de comunicación según el espacio de atención. La manera en que esto se concreta es mediante la redacción de instructivos, formalizados al interior de los servicios (igual que los procedimientos).

• Realizar planes de difusión:

Por el rol comunicacional de los espacios de atención, es preciso que cada Servicio desarrolle un plan de difusión, que contenga objetivos claros, con una programación de las actividades a realizar, para dar a conocer la existencia de los espacios, los servicios que prestan, las políticas gubernamentales que se incorporan en ellos y la forma en que se puede acceder.

• Evaluar y planificar acciones correctivas:

Los espacios de atención deben ser entendidos como una instancia que contribuye a la gestión de la institución retroalimentándola con información relevante, que ayude a tomar acciones correctivas que mejoren continuamente sus servicios.